wyNajemca / Artykuły / Podatek od wynajmu / Ryczałt od przychodów z najmu – jak obniżyć podatek?

Ryczałt od przychodów z najmu – jak obniżyć podatek?

Od 2022 roku przychody z najmu prywatnego rozlicza się wyłącznie w formie ryczałtu. Jasne zasady nie zawsze oznaczają prostą praktykę – o wysokości podatku decydują nie tylko stawki 8,5% i 12,5%, ale także zapisy w Twojej umowie. W tym poradniku wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć ryczałt od wynajmu, określić przychód i obniżyć podstawę opodatkowania przy ryczałcie zgodnie z przepisami. Od 1 stycznia 2022 roku (na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o PIT, CIT i innych ustaw, tzw. Polski Ład) weszła w życie nowelizacja ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, która zlikwidowała możliwość opodatkowania najmu prywatnego na zasadach ogólnych (według skali 12% i 32%). Od tego momentu obowiązują dwie stawki: 8,5% do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% powyżej tej wartości. Dla małżonków, którzy złożyli wniosek o opodatkowanie całego przychodu u jednego z nich, obowiązuje wyższy limit – 200 000 zł. Przykład: właściciel mieszkania otrzymał w 2025 roku łącznie 48 000 zł czynszu. Ponieważ nie przekroczył limitu 100 000 zł, zapłaci 8,5%, czyli 4080 zł podatku. Dopiero nadwyżka ponad limit będzie objęta stawką 12,5%. Wybór ryczałtu następuje automatycznie w momencie dokonania pierwszej wpłaty podatku z tytułu najmu – pod warunkiem, że przelew zostanie prawidłowo opisany identyfikatorem „PPE”. Jeśli podatnik błędnie oznaczy przelew (np. wpisze „PIT-36”), urząd może uznać wpłatę za nieprawidłową, co w praktyce oznacza brak skutecznego wyboru formy rozliczenia w danym roku podatkowym. Rozliczenie roczne odbywa się na formularzu PIT-28, który za 2025 rok należy złożyć od 15 lutego do 30 kwietnia 2026 r. Deklaracje złożone wcześniej są traktowane jako złożone 15 lutego. Zwrot nadpłaty wynosi do 45 dni dla wersji elektronicznej i do 3 miesięcy dla papierowej.

Ryczałt od wynajmu – jak działa i jakie są stawki?

Za wyborem ryczałtu przemawia niższa stawka podatku w wysokości 8,5% zamiast 18% i 32% funkcjonujących przy zasadach ogólnych. Dla wielu osób może to być jednak pozorna oszczędność, bowiem podstawą opodatkowania nie jest nasz dochód - jak przy rozliczaniu się na zasadach skali - a sam przychód, którego nie możemy pomniejszyć o poniesione przez nas koszty związane z wynajmem. Ryczałt od wynajmu oznacza więc, że podatek liczony jest od przychodu, a nie od dochodu. Nie można więc pomniejszać podatku o koszty remontu, zakup mebli czy prowizję biura. Liczy się tylko to, co faktycznie wpływa na konto wynajmującego. Nie oznacza to jednak, że ryczałt się nie opłaca. Bardzo często ta forma opodatkowania przychodów z wynajmu pozwoli nam zaoszczędzić kilkanaście lub kilkadziesiąt złotych miesięcznie, co w skali roku da nam już znaczącą kwotę. Istotne jest również, aby mieć świadomość, że w przypadku najmu prywatnego opodatkowaniu podlegają kwoty faktycznie otrzymane. To inna zasada niż w działalności gospodarczej, gdzie przychodem są kwoty należne – nawet jeśli nie zostały jeszcze zapłacone. W konsekwencji dopiero otrzymanie lub pozostawienie do dyspozycji wynagrodzenia z tytułu wynajmu stanowi dla właściciela nieruchomości (podatnika) przychód podlegający opodatkowaniu.

Podstawa opodatkowania przy ryczałcie – co wlicza się do przychodu?

Prawidłowe ustalenie, czym jest podstawa opodatkowania przy ryczałcie, to klucz do poprawnego rozliczenia. Fiskus uznaje za przychód wszystko, co wynajmujący otrzymuje od najemcy w związku z użytkowaniem lokalu – od czynszu po ewentualne opłaty dodatkowe. Wiedząc już, że podstawą opodatkowania przy ryczałcie jest nasz przychód możemy przystąpić do obliczenia wysokości podatku. Jednak jak się okazuje, przychód możemy traktować na dwojaki sposób: to, co płaci najemca albo to, co płaci najemca dla nas. Jaka jest różnica? Najlepiej zobrazować to na przykładzie: Bartek wynajmuje swoje mieszkanie najemcom za 1.800 zł. W tej kwocie zawarty jest już czynsz administracyjny, zaliczki na wodę oraz prąd i gaz. Najemcy opłacają czynsz bezpośrednio do Bartka, a ten z kolei rozlicza już wszystkie płatności we własnym zakresie. Jego przychodem jest więc 1.800 zł, z którego rozliczając się ryczałtem przy stawce 8,5% będzie musiał odprowadzić do Urzędu Skarbowego 153 zł.

A co jeśli za przychód przyjmiemy tylko czynsz najmu bez opłat administracyjnych i rachunków? Bartek wynajmując swoje mieszkanie umówił się z najemcami na czynsz w wysokości 1.200 zł, przy czym lokatorzy zobowiązali się do opłacania czynszu administracyjnego wraz z zaliczkami na wodę w wysokości 500 zł oraz przepisali na siebie umowy o dostawę prądu i gazu. Koniec końców, najemcy co miesiąc nadal płacą 1.800 zł, jednak dla Bartka podstawą opodatkowania jest już tylko 1.200 zł, od których podatek wynosi 102 zł. przychód bez opłat

Różnica 51 zł miesięcznie. W skali roku daje to 612 zł oszczędności.

Właściwe zapisy umowy najmu do obniżenia podstawy opodatkowania

Umowa to najskuteczniejsze narzędzie, by uporządkować rozliczenia i uniknąć sporów z fiskusem. Właściwe zapisy umowy najmu do obniżenia podstawy opodatkowania powinny jasno rozróżniać, które kwoty stanowią wynagrodzenie wynajmującego, a które są opłatami ponoszonymi przez najemcę. Najlepiej, gdy w umowie pojawią się osobne pozycje: czynsz najmu i opłaty eksploatacyjne. Warto też dodać zapis, że wynajmujący jedynie pośredniczy w przekazywaniu pieniędzy. W razie kontroli będzie to dowód, że nie uzyskał faktycznego przysporzenia. Takie rozwiązanie jest zgodne z przepisami i praktyką KIS. Pozwala też realnie zmniejszyć podatek od wynajmu mieszkania bez ryzyka zakwestionowania rozliczenia przez urząd skarbowy.

Wątpliwości wynajmujących rozwiewa fiskus

Wątpliwości często budzi pytanie: media i opłaty traktowane jako przychód przez US? Odpowiedź brzmi: to zależy od zapisów w umowie. Jeżeli jasno określa ona, że opłaty za prąd, wodę czy gaz ponosi najemca, wówczas nie wlicza się ich do podstawy opodatkowania. Jednocześnie wszelkie opłaty eksploatacyjne związane z przedmiotem najmu, które są ponoszone przez najemcę, nie są składnikami przychodu wynajmującego z tytułu najmu, o ile z umowy wynika, że to najemca zobowiązany jest do ich ponoszenia. Opłaty te nie są bowiem faktycznym przysporzeniem majątkowym wynajmującego. Wyłączenie dotyczy również opłat administracyjnych, jeśli zostały wyraźnie wyodrębnione w umowie i przeniesione na najemcę.

Jak obniżyć podstawę opodatkowania przy ryczałcie – praktyczne sposoby

Podatnik nie może odliczać kosztów remontów, odsetek od kredytu czy amortyzacji, ale ma możliwość legalnego wpływu na wysokość podatku. Jednym z najprostszych rozwiązań, jak obniżyć podstawę opodatkowania przy ryczałcie, jest więc odpowiednie skonstruowanie umowy. Jeśli umowa precyzyjnie rozdziela czynsz i opłaty za media, a właściciel jedynie przekazuje środki dostawcom, przychód pomniejsza się o te kwoty. Potwierdzają to interpretacje Krajowej Informacji Skarbowej. Umowa powinna więc dookreślać, że do opłacania czynszu administracyjnego zobowiązany jest najemca, a nie wynajmujący. Byśmy nie stracili kontroli nad rozliczeniami z administracją i nie znaleźli się w sytuacji gdy lokal został zadłużony we wspólnocie lub spółdzielni, możemy określić, że czynsz ten najemca zobligowany jest kierować do zarządcy za naszym pośrednictwem, przy czym płatność ta nie stanowi naszego przychodu. Rozbicie czynszu płatnego przez najemcę na kilka składowych w postaci czynszu najmu, czynszu administracyjnego i mediów jest efektem coraz większej świadomości wynajmujących i postępującego "ucywilizowania" rynku najmu w Polsce. Drugim skutecznym sposobem, jak obniżyć podstawę opodatkowania przy ryczałcie, jest przepisanie mediów na najemcę. Wówczas rachunki wystawiane są bezpośrednio na lokatora, a wynajmujący nie ewidencjonuje ich w przychodach.

Przepisanie mediów na najemcę – kiedy warto i jak to zrobić?

Przepisanie mediów na najemcę porządkuje rozliczenia i pozwala uniknąć niepotrzebnych formalności. Wystarczy zgoda właściciela i podpisanie aneksu z dostawcami usług. Operatorzy często wymagają potwierdzenia prawa do lokalu oraz kopii umowy najmu. Dzięki takiemu rozwiązaniu właściciel nie przyjmuje środków za prąd, wodę czy internet na swoje konto, co automatycznie ogranicza jego przychód. Tym samym zmniejsza się podstawa opodatkowania przy ryczałcie i finalnie sam podatek. Same rachunki w postaci prądu, gazu czy Internetu, najlepiej przy tym przepisać na najemcę, co niesie za sobą jeszcze inne dodatkowe zalety, aniżeli tylko te podatkowe. Jest to co raz bardziej popularna forma rozliczania rachunków, do której przekonują się sami najemcy - nie muszą w końcu płacić wynajmującemu dodatkowych zaliczek i ewentualnych wyrównań, znają poziomy zużycia i kontrolują terminy płatności. Buduje to dodatkowe poczucie odpowiedzialności i utożsamia lokatorów z wynajmowanym mieszkaniem.

Co trzeba zapamiętać?

Rozliczenie ryczałtu od wynajmu nie jest trudne, jeśli zna się podstawowe zasady. Z reguły taka czynność, łącznie z zalogowaniem się do banku i dokonaniem przelewu, nie zajmie nam więcej jak 5 minut. Wystarczy pamiętać, że podatek płaci się od faktycznie otrzymanych kwot, a dobrze skonstruowana umowa może znacznie zmniejszyć zobowiązanie wobec fiskusa. Przejrzyste rozdzielenie opłat, prawidłowe przepisanie mediów na najemcę i świadomość, jak obniżyć podstawę opodatkowania przy ryczałcie, pozwalają rozliczać się zgodnie z prawem i bez stresu. Regularne wpłaty, właściwe tytuły przelewów i terminowe złożenie PIT-28 to najlepszy sposób na spokojny sen każdego wynajmującego. Warto pamiętać, że towarzysząca tej formie opodatkowania prostota potrafi jednak na swój sposób rozleniwić podatnika, usypiając w nim potrzebę zdobycia wiedzy o właściwym ujęciu podstawy opodatkowania powodując po jego stronie niepotrzebne obciążenia finansowe.

Umowa najmu

69,00 zł Zobacz produkt

Oceń ten artykuł:

4.5/5 4 głosów

Borysław Pasierbski

Prawnik z wykształcenia, przedsiębiorca i aktywny inwestor na rynku nieruchomości. Kompleksowo zajmuję się obsługą najmu nieruchomości. Staram się pomagać wszystkim wyNajemcom tak, aby zmaksymalizować ich pasywne zyski i redukować ryzyko związane z wynajmem. Nieruchomości są moją pasją, w której stale dążę do samorozwoju i przekazuję swoją wiedzę innym, aby efektywnie zarządzać najmem mieszkań i nie tylko.

Polecane produkty w sklepie

10 sposobów na wysadzenie najmu w powietrze

Czego nie robić przed i w trakcie wynajmowania mieszkania? Jak nie stracić na wynajmie nieruchomości? Uniknij 10 najczęstszych błędów, które popełniają właściciele mieszkań. Ciesz się stabilnym i pewnym dochodem z wynajmu. Wszystko, czego potrzebujesz, znajdziesz w najnowszej książce. Zapraszam do lektury!

44,90 zł Zobacz produkt

Umowa najmu na pokoje

Zestaw dokumentów przygotowanych do efektywnego wynajmu mieszkania na pokoje. Umowy przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą zmaksymalizować swoje zyski z wynajmu, nie zapominając przy tym o bezpieczeństwie i właściwych zapisach umownych. Wystarczy, że pobierzesz gotowy wzór, uzupełnisz swoimi danymi oraz informacjami o najemcy. Korzystając z gotowego wzoru, nie zapomnisz o żadnych istotnych aspektach wpływających na bezpieczeństwo podpisywanej umowy najmu na pokoje.

99,00 zł Zobacz produkt

Umowa najmu okazjonalnego

Zapewnij sobie spokój, szybszą eksmisję, narzędzia do egzekwowania obowiązków najemcy i terminową płatność czynszu! Ponad 100 postanowień umownych, wszystkie załączniki i oświadczenia. Wszystko znajdziesz w gotowej umowie najmu okazjonalnego. Zamów wzór dokumentu i podpisz korzystną umowę z najemcą, która zagwarantuje Ci maksimum swobody działania oraz bezpieczeństwo.

99,00 zł Zobacz produkt