Najważniejszy, a najczęściej zaniedbywany element przy wynajmie mieszkania – protokół zdawczo-odbiorczy. Dokument, który - o ile został w ogóle sporządzony przez strony umowy - często mieści się na jednej stronie A4 i poza liczbą przekazanych kluczy i stanami liczników nie zawiera żadnych wartościowych informacji. Jak w razie szkód w mieszkaniu udowodnić, że Najemca ponosi za nie winę i oszczędzić sobie kosztów związanych z przywróceniem stanu poprzedniego? Po to właśnie jest szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy.
Z tego artykułu dowiesz się:
O protokole zdawczo-odbiorczym wszyscy słyszeli, niewielu jednak widziało protokół dobrej jakości, pełniący funkcję do jakiej został przeznaczony – do ochrony stron umowy najmu na wypadek wzajemnych roszczeń po zakończeniu współpracy i zdaniu lokalu. To dokument o ogromnym ciężarze gatunkowym, stanowiący podstawę do rozliczenia naszego Najemcy w przypadku wystąpieniu w mieszkaniu szkód albo: do ochrony przed bezpodstawnymi żądaniami Wynajmującego.
Dobry protokół zdawczo-odbiorczy powinien składać się z dwóch elementów. Pierwszym z nich jest oczywiście opis wszystkiego co znajduje się w mieszkaniu. Jeśli inwentaryzujesz pokój dzienny, w którym znajduje się trzyosobowa rozkładana kanapa pokryta ekoskórą z funkcją magazynową – warto to zapisać w ten sposób, aniżeli wpisać „kanapa”. Jeśli mebel ten nosi już pewne ślady zużycia na oparciach lub siedziskach, powinno to zostać odnotowane w protokole.
Stolik kawowy, który stoi przed kanapą powinien być choćby w najmniejszym stopniu dookreślony: czy jest on drewniany, czy metalowy z szybą w miejscu blatu. Czy nosi jakieś wady? Jeśli tak: jakie? Czy blat jest zarysowany, a może jedna z nóg jest nieco poluzowana?
Jakie oświetlenie znajduje się w pomieszczeniu, które opisujesz? Jedna lampa wisząca pod sufitem? Podsufitówki LEDowe? Plafon? Ile źródeł światła (żarówek) jest w każdym z tych elementów? Czy wszystkie są sprawne? Czy podłogi są czyste? Jak z oknami? Czy są szczelne?
Te wszystkie elementy powinieneś spisać, jeśli chcesz mieć podstawę do rozliczenia kaucji z Najemcą, a w razie konieczności – dokonania potrąceń z wpłaconego przez niego depozytu.
Nie możesz również zapominać o dokumentacji zdjęciowej, która stanowi dopełnienie części opisowej protokołu zdawczo-odbiorczego. Niezależnie od tego jak dobrze sporządzisz część opisową, nigdy nie odda ona rzeczywistości tak jak fotografia. Z pewnością znasz powiedzenie „Jedno zdjęcie mówi czasem więcej niż tysiąc słów”. Dokumentacja zdjęciowa przy protokole zdawczo-odbiorczym jest tego doskonałym przykładem.
Odwołajmy się do przykładu kanapy z części opisowej. Mamy informację, że jest to kanapa trzyosobowa, rozkładana, pokryta ekoskórą, posiada funkcję magazynową i nosi pewne ślady zużycia na oparciach i siedziskach. Całkiem sporo. Jednak czy z tego opisu możemy wynieść w jakim kolorze jest ta kanapa? A nawet gdybyśmy mieli dookreślenie: beżowa, to czy na podstawie opisu możemy potwierdzić że jest to taki konkretny mebel bez spisania jego modelu? Co z tymi śladami zużycia? Jak duże one są? Co w sytuacji gdy za rok małe przetarcie na oparciu będzie poprzecieraną do podszewki „plamą” na kanapie? Właśnie po to robi się dokumentację zdjęciową. Sama część opisowa, mimo ogromnej wartości pozostawia nadal sporo miejsca do interpretacji w razie sporu sądowego, a tego chcesz uniknąć. Dlatego tak ważne jest uzupełnienie jej o dokumentację zdjęciową.
O ile sporządzenie dobrego protokołu zdawczo-odbiorczego i dokumentacji zdjęciowej jest zajęciem nużącym i czasochłonnym, to przekazanie mieszkania na podstawie protokołu jest już dużo szybsze. Z reguły strony umowy najmu przechodzą przez każde pomieszczenie odczytując informacje zawarte w protokole i – jeśli nie mają uwag – sukcesywnie postępują tak z każdą z izb w mieszkaniu.
Jest też rozwiązanie drugie: uzupełnienie protokołu o stany liczników i liczbę przekazanych kluczy w dniu wydania lokalu i pozostawienie Najemcy krótkiego, np. siedmiodniowego czasu na zweryfikowanie informacji zawartych w protokole. Jeśli w tym czasie znalazłby on w nim elementy, które różnią się od tych zapisanych w dokumencie, ma on prawo do zgłoszenia uwag dopisywanych w takiej sytuacji do protokołu. Osobiście preferuję to drugie rozwiązanie z dwóch powodów.
Po pierwsze nie tracisz czasu na przechodzenie przez cały protokół w dniu wydania mieszkania. Ty już je doskonale znasz. Zinwentaryzowałeś je. Poświęcenie na tę czynność godziny lub dwóch to dla Ciebie czas, który możesz przeznaczyć na coś zupełnie innego. Jednocześnie, pozostawienie czasu Najemcy na weryfikacje tego protokołu we własnym zakresie oszczędza Ci dyskomfortu związanego z pospiesznym potwierdzaniem wyposażenia zapisanego w części opisowej – robi to na spokojnie, we własnym tempie, bez ryzyka że coś może przeoczyć.
Drugi powód związany jest z odbiorem mieszkania od Najemcy. Jeśli dałeś mu na początku siedem dni na sprawdzenie stanu mieszkania to możesz zastosować analogiczne rozwiązanie dla Ciebie samego po zdaniu lokalu. Gwarantuję Ci, że jeśli rozliczasz z Najemcą kaucję w momencie odbioru kluczy – nie jesteś w stanie sprawdzić czy nie czeka Cię jakaś niespodzianka. Jak w tym czasie zweryfikujesz czy pralka działa prawidłowo? Czy ze zmywarki nie leje się woda? Czy wszystkie szczebelki w łóżku są całe? Czy jest czysto za meblami i na topach szafek? Nie jest to możliwe. Wiele rzeczy może Ci umknąć, a koszty z tym związane będziesz musiał pokryć sam. Zrób w momencie kilka zdjęć poglądowych mieszkania i ewentualnych elementów rzucających się w oczy. Później przyjedź ponownie i sprawdź je już dokładnie.
Oczywiście zastosowanie tego drugiego rozwiązania musi być zapisane w umowie najmu. Ustalanie takich rzeczy ustnie najpewniej wybuchnie Ci na końcu najmu, kiedy to Najemca o tym swoim siedmiodniowym czasie na sprawdzenie mieszkania już dawno zapomni.
Zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów: tak, musi. Oczywiście pod warunkiem, że mieszkanie tego wymaga. Jeśli dostrzeżesz niewielkie zabrudzenia, otarcia czy inne ślady, które nie wpływają na ogólny odbiór mieszkania przez kolejnych potencjalnych lokatorów to możesz sobie to odpuścić. Ja przynajmniej nie udaję Perfekcyjnej Pani Domu i przymykam oko na niewielkie uchybienia. Przedmiot najmu będzie się zużywał. W końcu nie jest to ani skansen ani muzeum. Przyjmuje się, że wynajmujący raz na kilka lat powinien sam odmalować mieszkanie.
Jeśli jednak ściany są zabrudzone w taki sposób, że rzucają się one w oczy od razu to możesz od niego wymagać ich odmalowania. Często zdarza się to, gdy w mieszkaniu były małe dzieci. Niekiedy tych zabrudzeń jest tyle, że odmalowuje się część albo nawet całe mieszkanie. I jako wynajmujący masz do tego pełne prawo.
Jeśli po zakończeniu najmu występują w mieszkaniu jakiekolwiek wady powinieneś zrobić im zdjęcie z dwóch odległości: z daleka – tak by było widać w którym miejscu znajduje się defekt, np. prawa część kanapy, oraz z bliska – tak by dokładnie ujęta była szkoda. W ten sposób będziesz w posiadaniu dowodu na wypadek sporu z Najemcą. Jeśli wykonasz zdjęcie tylko z bliska to możesz spotkać się z zarzutem, że masz zdjęcie zupełnie innej kanapy. Brzmi absurdalnie? Ty wiesz, że tak, ale w razie sporu sądowego niechybnie przekonasz się jak skuteczny może być taki zarzut.
Dobrze, byś przeszedł sobie po mieszkaniu po zakończeniu najmu na spokojnie, bez pośpiechu. W dobrym, naturalnym dziennym świetle. Jeśli coś przykuje Twoją uwagę: zrób zdjęcia. Po powrocie do domu przejrzyj je i porównaj z opisówką i zdjęciami z początku najmu. Są różnice? Masz więc podstawę do rozliczenia ich z kaucji.
W Internecie jest dużo wzorów protokołów zdawczo-odbiorczych mieszkania. Większość z nich niestety nie spełnia wymogów, które cechują dobrej jakości dokument. Tabela, w której wymieniona jest liczba stołów, krzeseł, łóżek czy kanap na niewiele Ci się zda gdy będziesz musiał dochodzić swoich praw.
Do Twojej dyspozycji oddaję wzór inny, od tych najczęściej zamieszczanych w Internecie. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania, który wymaga od Wynajmujących więcej pracy, ale i wymaga od Ciebie odniesienia się co do stanu np. szafek, szuflad, podłóg czy instalacji elektrycznej. Pamiętaj przy tym, że każde pomieszczenie w mieszkaniu powinno mieć osobną stronę z opisem.
Prawdą jest przy tym, że naprawdę dobry i bardziej rozbudowany protokół wykonają tylko profesjonaliści, którzy mają za sobą doświadczenie i wiedzą, jakie elementy bywają przedmiotem sporów z lokatorami. Jeśli chciałbyś skorzystać z pomocy takich specjalistów, skontaktuj się z firmą zarządzającą najmem – HOMtu. Pomogą Ci na terenie Szczecina, Poznania, Łodzi i Warszawy.
Czego nie robić przed i w trakcie wynajmowania mieszkania? Jak nie stracić na wynajmie nieruchomości? Uniknij 10 najczęstszych błędów, które popełniają właściciele mieszkań. Ciesz się stabilnym i pewnym dochodem z wynajmu. Wszystko, czego potrzebujesz, znajdziesz w najnowszej książce. Zapraszam do lektury!
Zestaw dokumentów przygotowanych do efektywnego wynajmu mieszkania na pokoje. Umowy przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą zmaksymalizować swoje zyski z wynajmu, nie zapominając przy tym o bezpieczeństwie i właściwych zapisach umownych. Wystarczy, że pobierzesz gotowy wzór, uzupełnisz swoimi danymi oraz informacjami o najemcy. Korzystając z gotowego wzoru, nie zapomnisz o żadnych istotnych aspektach wpływających na bezpieczeństwo podpisywanej umowy najmu na pokoje.
Zapewnij sobie spokój, szybszą eksmisję, narzędzia do egzekwowania obowiązków najemcy i terminową płatność czynszu! Ponad 100 postanowień umownych, wszystkie załączniki i oświadczenia. Wszystko znajdziesz w gotowej umowie najmu okazjonalnego. Zamów wzór dokumentu i podpisz korzystną umowę z najemcą, która zagwarantuje Ci maksimum swobody działania oraz bezpieczeństwo.
