Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania przy umowie najmu

10-15 minut

Najważniejszy, a najczęściej zaniedbywany element przy wynajmie mieszkania – protokół zdawczo-odbiorczy. Dokument, który – o ile został w ogóle sporządzony przez strony umowy – często mieści się na jednej stronie A4 i poza liczbą przekazanych kluczy i stanami liczników nie zawiera żadnych wartościowych informacji. Jak w razie szkód w mieszkaniu udowodnić, że Najemca ponosi za nie winę i oszczędzić sobie kosztów związanych z przywróceniem stanu poprzedniego? Po to właśnie jest szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy.

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania na wynajem

O protokole zdawczo-odbiorczym wszyscy słyszeli, niewielu jednak widziało protokół dobrej jakości, pełniący funkcję do jakiej został przeznaczony – do ochrony stron umowy najmu na wypadek wzajemnych roszczeń po zakończeniu współpracy i zdaniu lokalu. To dokument o ogromnym ciężarze gatunkowym, stanowiący podstawę do rozliczenia naszego Najemcy w przypadku wystąpieniu w mieszkaniu szkód albo: do ochrony przed bezpodstawnymi żądaniami Wynajmującego.

Część opisowa protokołu zdawczo-odbiorczego

Dobry protokół zdawczo-odbiorczy powinien składać się z dwóch elementów. Pierwszym z nich jest oczywiście opis wszystkiego co znajduje się w mieszkaniu. Jeśli inwentaryzujemy pokój dzienny, w którym znajduje się trzyosobowa rozkładana kanapa pokryta ekoskórą z funkcją magazynową – warto to zapisać w ten sposób, aniżeli wpisać „kanapa”. Jeśli mebel ten nosi już pewne ślady zużycia na oparciach lub siedziskach, powinno to zostać odnotowane w protokole.

Stolik kawowy, który stoi przed kanapą powinien być choćby w najmniejszym stopniu dookreślony: czy jest on drewniany, czy metalowy z szybą w miejscu blatu. Czy nosi jakieś wady? Jeśli tak: jakie? Czy blat jest zarysowany, a może jedna z nóg jest nieco poluzowana?

Jakie oświetlenie znajduje się w pomieszczeniu, które opisujesz? Jedna lampa wisząca pod sufitem? Podsufitówki LEDowe? Plafon? Ile źródeł światła (żarówek) jest w każdym z tych elementów? Czy wszystkie są sprawne? Czy podłogi są czyste? Jak z oknami? Czy są szczelne?

Te wszystkie elementy powinniśmy spisać, jeśli chcemy mieć podstawę do rozliczenia kaucji z Najemcą, a w razie konieczności – dokonania potrąceń z wpłaconego przez niego depozytu.

Dokumentacja zdjęciowa jako uzupełnienie protokołu zdawczo-odbiorczego

Nie możemy również zapominać o dokumentacji zdjęciowej, która stanowi dopełnienie części opisowej protokołu zdawczo-odbiorczego. Niezależnie od tego jak dobrze sporządzimy część opisową, nigdy nie odda nam ona rzeczywistości tak jak fotografia. Z pewnością znasz powiedzenie „Jedno zdjęcie mówi czasem więcej niż tysiąc słów”. Dokumentacja zdjęciowa przy protokole zdawczo-odbiorczym jest tego doskonałym przykładem.

Odwołajmy się do przykładu kanapy z części opisowej. Mamy informację, że jest to kanapa trzyosobowa, rozkładana, pokryta ekoskórą, posiada funkcję magazynową i nosi pewne ślady zużycia na oparciach i siedziskach. Całkiem sporo. Jednak czy z tego opisu możemy wynieść w jakim kolorze jest ta kanapa? A nawet gdybyśmy mieli dookreślenie: beżowa, to czy na podstawie opisu możemy potwierdzić że jest to taki konkretny mebel bez spisania jego modelu? Co z tymi śladami zużycia? Jak duże one są? Co w sytuacji gdy za rok małe przetarcie na oparciu będzie poprzecieraną do podszewki „plamą” na kanapie? Właśnie po to robi się dokumentację zdjęciową. Sama część opisowa, mimo ogromnej wartości pozostawia nadal sporo miejsca do interpretacji w razie sporu sądowego, a tego chcemy uniknąć. Dlatego tak ważne jest uzupełnienie jej o dokumentację zdjęciową.

Przekazanie mieszkania Najemcy na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego

O ile sporządzenie dobrego protokołu zdawczo-odbiorczego i dokumentacji zdjęciowej jest zajęciem nużącym i czasochłonnym, to przekazanie mieszkania na podstawie protokołu jest już dużo szybsze. Z reguły strony umowy najmu przechodzą przez każde pomieszczenie odczytując informacje zawarte w protokole i – jeśli nie mają uwag – sukcesywnie postępują tak z każdą z izb w mieszkaniu.

Jest też rozwiązanie drugie: uzupełnienie protokołu o stany liczników i liczbę przekazanych kluczy w dniu wydania lokalu i pozostawienie Najemcy krótkiego, np. siedmiodniowego czasu na zweryfikowanie informacji zawartych w protokole. Jeśli w tym czasie znalazłby on w nim elementy, które różnią się od tych zapisanych w dokumencie, ma on prawo do zgłoszenia uwag dopisywanych w takiej sytuacji do protokołu. Osobiście preferuję to drugie rozwiązanie z dwóch powodów.

Po pierwsze nie tracimy czasu na przechodzenie przez cały protokół w dniu wydania mieszkania. My już je doskonale znamy. Zinwentaryzowaliśmy je. Poświęcenie na tę czynność godziny lub dwóch to dla nas czas, który możemy przeznaczyć na coś zupełnie innego. Jednocześnie, pozostawienie czasu Najemcy na weryfikacje tego protokołu we własnym zakresie oszczędza nam dyskomfortu związanego z pospiesznym potwierdzaniem wyposażenia zapisanego w części opisowej – robi to na spokojnie, we własnym tempie, bez ryzyka że coś może przeoczyć.

Drugi powód związany jest z odbiorem mieszkania od Najemcy. Jeśli daliśmy mu na początku siedem dni na sprawdzenie stanu mieszkania to możemy zastosować analogiczne rozwiązanie dla nas samych po zdaniu lokalu. Gwarantuję Ci, że jeśli rozliczasz z Najemcą kaucję w momencie odbioru kluczy – nie jesteś w stanie sprawdzić czy nie czeka Cię jakaś niespodzianka. Jak w tym czasie zweryfikujesz czy pralka działa prawidłowo? Czy ze zmywarki nie leje się woda? Czy wszystkie szczebelki w łóżku są całe? Czy jest czysto za meblami i na topach szafek? Nie jest to możliwe. Wiele rzeczy może Ci umknąć, a koszty z tym związane będziesz musiał pokryć sam.

Oczywiście zastosowanie tego drugiego rozwiązania musi być zapisane w umowie najmu. Ustalanie takich rzeczy ustnie najpewniej wybuchnie Ci na końcu najmu, kiedy to Najemca o tym swoim siedmiodniowym czasie na sprawdzenie mieszkania już dawno zapomni.

Rozliczanie z Najemcą szkód w mieszkaniu po zakończeniu najmu

Jeśli po zakończeniu najmu występują w mieszkaniu jakiekolwiek wady powinniśmy zrobić im zdjęcie z dwóch odległości: z daleka – tak by było widać w którym miejscu znajduje się defekt, np. prawa część kanapy, oraz z bliska – tak by dokładnie ujęta była szkoda. W ten sposób będziemy w posiadaniu dowodu na wypadek sporu z Najemcą. Jeśli wykonamy zdjęcie tylko z bliska to możemy spotkać się z zarzutem, że mamy zdjęcie zupełnie innej kanapy. Brzmi absurdalnie? Ty wiesz, że tak, ale w razie sporu sądowego niechybnie przekonasz się jak skuteczny może być taki zarzut.

Dobrze, byśmy przeszli sobie po mieszkaniu po zakończeniu najmu na spokojnie, bez pośpiechu. W dobrym, naturalnym dziennym świetle. Jeśli coś przykuje naszą uwagę: zróbmy zdjęcia. Po powrocie do domu przejrzyjmy je i porównajmy z opisówką i zdjęciami z początku najmu. Są różnice? Mamy więc podstawę do rozliczenia ich z kaucji.

Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania

W Internecie jest dużo wzorów protokołów zdawczo-odbiorczych mieszkania. Większość z nich niestety nie spełnia wymogów, które cechują dobrej jakości dokument. Tabela, w której wymieniona jest liczba stołów, krzeseł, łóżek czy kanap na niewiele nam się zda gdy będziemy musieli dochodzić naszych praw.

Do Waszej dyspozycji oddaję wzór inny, od tych najczęściej zamieszczanych w Internecie. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania, który wymaga od Wynajmujących więcej pracy, ale i wymaga od nas odniesienia się co do stanu np. szafek, szuflad, podłóg czy instalacji elektrycznej. Pamiętaj przy tym, że każde pomieszczenie w mieszkaniu powinno mieć osobną stronę z opisem.

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY MIESZKANIA – WZÓR

Prawdą jest przy tym, że naprawdę dobry i bardziej rozbudowany protokół wykonają dla nas tylko profesjonaliści, którzy mają za sobą doświadczenie i wiedzą, jakie elementy bywają przedmiotem sporów z lokatorami. Jeśli chcielibyście skorzystać z pomocy takich specjalistów, skontaktujcie się z firmą zarządzającą najmem – Gestor Home. Pomogą Wam na terenie Szczecina, Poznania, Łodzi i Warszawy. Musicie być przy tym świadomi, że nie jest to usługa tania. Zdecydowanie jednak opłacalna.

Borysław Pasierbski

5/5 - (2 votes)