Jeśli wynajmując mieszkanie pobierasz od swojego najemcy kaucję, to prędzej czy później będziesz ją musiał rozliczyć. Czynność, która wydawać by się mogło nie jest jakoś szczególnie skomplikowana, spowodować może w praktyce nie lada kłopot i niepotrzebne problemy, w skrajnych przypadkach prowadząc nawet do sprawy w sądzie. Warto więc wiedzieć, czym jest kaucja oraz na jakiej podstawie rozliczana jest kaucja, a także na co zwracać uwagę przy zwrocie depozytu. Już na tym etapie warto również ustalić, w jakiej wysokości powinna być pobrana kaucja, aby zabezpieczała interes właściciela.
Zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów, termin do rozliczenia kaucji wynosi maksymalnie miesiąc od opróżnienia lokalu. Kaucja powinna zostać zwrócona najemcy po potrąceniu ewentualnych należności wynajmującego. Przekroczenie tego terminu daje najemcy prawo do żądania odsetek za zwłokę i wystąpienia na drogę sądową. Warto pamiętać, że termin do rozliczenia kaucji liczony jest od dnia faktycznego opróżnienia lokalu, a nie od daty rozwiązania umowy.
W praktyce wielu wynajmujących potrafi zwrócić ją wraz z odbiorem kluczy do mieszkania, niekoniecznie dbając o swój interes i nie przeprowadzając gruntownego sprawdzenia stanu technicznego i sanitarnego przedmiotu najmu. Takie rozwiązanie rzecz jasna pozwala zakończyć współpracę z lokatorem bez potencjalnych spięć, doprowadzić jednak może do wydatków po stronie właściciela, który za ewentualne naprawy będzie musiał zapłacić z własnej kieszeni. W takich sytuacjach pomijane bywa to, na jakiej podstawie rozliczana jest kaucja, co zwiększa ryzyko błędów.
Na przeciwległym biegunie mamy sytuacje, w których kaucja przepada dla zasady – niezależnie od tego, jak najemca dbał o mieszkanie w jego trakcie, czy zostawił po sobie jakieś szkody czy też nie. Jest to dla nieuczciwych wynajmujących sposób na zarobienie dodatkowego grosza. Przypadek zasługujący na potępienie, nadal jednak spotykany.
By prawidłowo rozliczyć kaucję, musimy wziąć pod uwagę nie tylko sam stan mieszkania, ale również zużycie mediów, które w okresie najmu miało miejsce w naszej nieruchomości. Jeśli okazać by się miało, że na naszym byłym najemcy ciążyć będą jeszcze jakieś rozliczenia, nie powinniśmy bać się ich uwzględnienia przy zwrocie depozytu. Ważne przy tym, by były one zasadne i miały pokrycie w rzeczywistości – to właśnie na tej podstawie rozliczana jest kaucja. W praktyce potrącenia powinny być udokumentowane (np. fakturami lub kosztorysem), ponieważ pokazuje to, na jakiej podstawie rozliczana jest kaucja w konkretnym przypadku.
Jednymi z najbardziej problematycznych elementów przy zwrocie kaucji pozostaje rozliczenie mediów w postaci wody i centralnego ogrzewania, a jeśli nie przepisaliśmy mediów na najemcę – również prądu i gazu. Każde z nich rozliczane jest bowiem w inny sposób i o ile okresy rozliczeniowe nie pokrywają się wprost z zamieszkiwaniem lokalu przez najemcę, zmuszeni będziemy samodzielnie oszacować jego rzeczywiste zużycie i obciążyć właściwą kwotą. Prawidłowe rozliczenie mediów ma bezpośredni wpływ na wysokość zwracanej kaucji.
Energia elektryczna przy najprostszej i najtańszej taryfie rozliczana jest na podstawie sześciomiesięcznych prognoz, po których następuje weryfikacja faktycznego zużycia i ich dostosowanie do poziomu odpowiadającego potrzebom naszego najemcy. Choć nietrudno się przy tym pomylić – biorąc pod uwagę, że rachunek to nie tylko czynna energia, ale również dystrybucja i inne składniki bazujące na skomplikowanych wzorach – to ewentualne różnice pomiędzy przyjęciem wartości ostatnich faktur prognozowych z drugiego półrocza najmu, a rzeczywistym zużyciem nie powinny być co do zasady duże. Podobnie jest przy rachunkach za gaz doprowadzany do mieszkania.
Bardzo ważnym pozostaje właściwe rozliczenie mediów w zakresie zużycia ciepłej i zimnej wody. Zarządca nieruchomości może dokonywać takich rozrachunków raz na kwartał, raz na pół roku albo raz na… rok. Ten ostatni cykl rozliczeniowy jest chyba najgorszym możliwym rozwiązaniem, gdyby bowiem wysokość zaliczek na wodę opłacana przez najemcę była niewystarczająca, to po roku czasu możemy otrzymać informację o bardzo dużej niedopłacie.
Najlepiej by w warunkach najmu określić zaliczkę na wodę w wysokości odpowiadającej statystycznemu zużyciu dla liczby osób mających użytkować nasze mieszkanie. Konieczne również jest spisanie liczników wody w dniu przekazania lokalu najemcy oraz w momencie jego zwrotu. W ten sposób po zakończeniu najmu będziemy mogli obliczyć łączną wartość opłaconych przez lokatora zaliczek oraz ilość wody, która została wykorzystana. Dokonanie takich kalkulacji jest stosunkowo proste, a może nam zaoszczędzić naprawdę duże pieniądze. To właśnie w takich sytuacjach dokładne rozliczenie mediów pozwala uniknąć strat.
Najbardziej skomplikowanym pozostaje rozliczenie centralnego ogrzewania. W nowym budownictwie każdy lokal mieszkalny ma swój osobny podlicznik, dzięki czemu oszacowanie rzeczywistego zużycia odbywa się podobnie jak przy ciepłej i zimnej wodzie. Gorzej, jeśli nasze mieszkanie jest wyposażone w podzielniki ciepła zainstalowane na każdym z grzejników lub nie ma ich wcale. W takim wypadku ogrzewanie rozliczane jest przy użyciu skomplikowanych wzorów i uwzględnieniu różnicy wynikającej ze zużycia wszystkich mieszkań w budynku łącznie, a całym ciepłem do niego doprowadzonym.
Rozliczenie ciepła jest w tej sytuacji najbardziej problematyczne i wymaga przyjęcia pewnych proporcji zamieszkiwania najemcy w sezonie grzewczym, a ogólnie odprowadzonych przez niego zaliczek. Łatwo jest się przy takich obliczeniach pomylić, dlatego rozliczenie mediów w tym zakresie powinno być szczególnie dokładne.
Kaucja jest przede wszystkim zabezpieczeniem na wypadek powstania szkód w mieszkaniu. Niezależnie od tego, w jakiej wysokości powinna być pobrana kaucja, jej główną funkcją jest zapewnienie właścicielowi środków na wypadek konieczności naprawy lub wymiany wyposażenia. W praktyce decyzja, w jakiej wysokości powinna być pobrana kaucja, powinna uwzględniać standard lokalu oraz wartość jego wyposażenia.
Na nic jednak zda nam się kaucja, jeśli nie będziemy mogli wykazać, że najemca dokonał w naszym mieszkaniu szkód i musieliśmy ponieść określone nakłady finansowe na przywrócenie stanu poprzedniego. Mało kto w dalszym ciągu przykłada wagę do szczegółowego dokumentu, jakim jest protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania, który stanowi podstawę dla bezpiecznego wynajmu. Taki protokół może dla nas wykonać profesjonalna firma zarządzająca najmem.
Dlatego tak ważne jest, by obok szczegółowego opisu wyposażenia mieszkania i każdego z pomieszczeń mieć również aktualną dokumentację zdjęciową. To właśnie protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania pozwala udowodnić zakres ewentualnych szkód. W praktyce dobrze przygotowany protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania minimalizuje ryzyko sporu.
W przypadku braku sprawnej żarówki będziemy mogli obciążyć najemcę kosztem jej zakupu. Sąd raczej nie zasądzi nam kosztów dojazdu do sklepu i montażu, chyba że będziemy mieli na to fakturę od kogoś, kto dokonał takiej usługi. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byśmy taką usługę nabyli. Kwestia tego, czy chcemy swój czas poświęcić na takie czynności powinna już leżeć tylko po naszej stronie, naszych chęci i możliwości. Z kolei zakup nowego krzesła na koszt Najemcy, który doprowadził do jego zniszczenia powinien uwzględniać również zużycie tego przedmiotu jeszcze zanim przekazaliśmy mieszkanie lokatorom. Warto w takim przypadku wyciągnąć jakąś średnią cenę z przedmiotów, które oferowane są w Internecie, a które odpowiadać będą możliwie najlepiej cechom i właściwościom zniszczonej rzeczy. Najlepiej przy tym zachować jakąkolwiek dokumentację potwierdzającą ceny oferowanych przedmiotów, które posłużyły nam za punkt odniesienia przy oszacowaniu wartości szkody.
Mało kto zdaje sobie sprawę, że potrącenia z kaucji a podatek to zagadnienie, które może mieć konsekwencje finansowe. Sama kaucja, jeśli zostaje zwrócona, nie stanowi przychodu.
Sytuacja zmienia się w momencie, gdy wynajmujący zatrzymuje jej część lub całość – wtedy powstaje przychód podatkowy. Momentem jego powstania jest faktyczne zatrzymanie środków, czyli decyzja o ich przeznaczeniu na pokrycie szkód lub zaległości.
W przypadku najmu prywatnego, który obecnie rozliczany jest ryczałtem, każda zatrzymana kwota stanowi podstawę opodatkowania i nie można jej pomniejszyć o poniesione koszty. W praktyce potrącenia z kaucji a podatek oznaczają konieczność wykazania przychodu w dacie zatrzymania środków.
Warto również pamiętać, że jeśli kaucja pokrywa zaległy czynsz lub opłaty, to przychód powstaje niezależnie od samego mechanizmu rozliczenia – a potrącenia z kaucji a podatek nie zmieniają jego charakteru.
Spokojne i racjonalne rozliczenie kaucji uwzględniające ewentualne szkody w mieszkaniu oraz rozliczenie mediów powinno zastąpić pospieszne działania i decyzje. Niekiedy będziemy na to potrzebowali dwóch dni, czasami dwóch tygodni, a w cięższych przypadkach jeszcze więcej. Rzetelne podejście sprawi, że unikniemy niepotrzebnych konfliktów z byłym już najemcą.
Czego nie robić przed i w trakcie wynajmowania mieszkania? Jak nie stracić na wynajmie nieruchomości? Uniknij 10 najczęstszych błędów, które popełniają właściciele mieszkań. Ciesz się stabilnym i pewnym dochodem z wynajmu. Wszystko, czego potrzebujesz, znajdziesz w najnowszej książce. Zapraszam do lektury!
Zapewnij sobie spokój, szybszą eksmisję, narzędzia do egzekwowania obowiązków najemcy i terminową płatność czynszu! Ponad 100 postanowień umownych, wszystkie załączniki i oświadczenia. Wszystko znajdziesz w gotowej umowie najmu okazjonalnego. Zamów wzór dokumentu i podpisz korzystną umowę z najemcą, która zagwarantuje Ci maksimum swobody działania oraz bezpieczeństwo.
Zestaw dokumentów przygotowanych do efektywnego wynajmu mieszkania na pokoje. Umowy przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą zmaksymalizować swoje zyski z wynajmu, nie zapominając przy tym o bezpieczeństwie i właściwych zapisach umownych. Wystarczy, że pobierzesz gotowy wzór, uzupełnisz swoimi danymi oraz informacjami o najemcy. Korzystając z gotowego wzoru, nie zapomnisz o żadnych istotnych aspektach wpływających na bezpieczeństwo podpisywanej umowy najmu na pokoje.
