Jak dobrze rozliczyć kaucję?

10-15 minut

Jeśli wynajmując mieszkanie pobierasz od swojego Najemcy kaucję, to prędzej czy później będziesz ją musiał rozliczyć. Czynność, która wydawać by się mogło nie jest jakoś szczególnie skomplikowana, spowodować może w praktyce nie lada kłopot i niepotrzebne problemy, w skrajnych przypadkach prowadząc nawet do sprawy w sądzie. Dowiedz się na co zwracać uwagę i jakie pułapki mogą na nas czyhać przy zwrocie depozytu.

Czas na zwrot kaucji

Zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów, kaucja powinna zostać zwrócona Najemcy w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu po potrąceniu ewentualnych należności Wynajmującego. Przekroczenie tego terminu, daje Najemcy prawo do żądania odsetek za zwłokę i wystąpienia na drogę sądową.

W praktyce, wielu Wynajmujących potrafi zwrócić ją wraz z odbiorem kluczy do mieszkania, niekoniecznie dbając o swój interes i nie przeprowadzając gruntownego sprawdzenia stanu technicznego i sanitarnego przedmiotu najmu. Takie rozwiązanie rzecz jasna pozwala zakończyć współpracę z lokatorem bez potencjalnych spięć, doprowadzić jednak może do wydatków po stronie właściciela, który za ewentualne naprawy będzie musiał zapłacić z własnej kieszeni.

Na przeciwległym biegunie mamy sytuacje, w których kaucja przepada dla zasady – niezależnie od tego, jak Najemca dbał o mieszkanie w jego trakcie, czy zostawił po sobie jakieś szkody czy też nie. Jest to dla nieuczciwych Wynajmujących sposób na zarobienie dodatkowego grosza. Przypadek zasługujący na potępienie, nadal jednak spotykany.

Potrącenia z kaucji

By prawidłowo rozliczyć kaucję musimy wziąć pod uwagę nie tylko sam stan mieszkania, ale również zużycie mediów, które w okresie najmu miało miejsce w naszej nieruchomości. Jeśli okazać by się miało, że na naszym byłym Najemcy ciążyć będą jeszcze jakieś rozliczenia, nie powinniśmy bać się ich uwzględnienia przy zwrocie depozytu. Ważne przy tym, by były one zasadne i miały pokrycie w rzeczywistości.

Rozliczenie mediów

Jednymi z najbardziej problematycznych elementów przy zwrocie kaucji pozostają rozliczenia mediów w postaci wody i centralnego ogrzewania, a jeśli nie przepisaliśmy rachunków na Najemcę – również prądu i gazu (przeczytaj więcej na temat przepisania mediów na Najemcę). Każde z nich rozliczane jest bowiem w inny sposób i o ile okresy rozliczeniowe nie pokrywają się wprost z zamieszkiwaniem lokalu przez Najemcę, zmuszeni będziemy samodzielnie oszacować Jego rzeczywiste zużycie i obciążyć właściwą kwotą.

Prąd i gaz

Energia elektryczna przy najprostszej i najtańszej taryfie rozliczana jest na podstawie sześciomiesięcznych prognoz, po których następuje weryfikacja faktycznego zużycia i ich dostosowanie do poziomu odpowiadającego potrzebom naszego Najemcy. Choć nietrudno się przy tym pomylić – biorąc pod uwagę, że rachunek to nie tylko czynna energia, ale również dystrybucja i inne składniki bazujące na skomplikowanych wzorach – to ewentualne różnice pomiędzy przyjęciem wartości ostatnich faktur prognozowych z drugiego półrocza najmu, a rzeczywistym zużyciem nie powinny być co do zasady duże. Podobnie jest przy rachunkach za gaz doprowadzany do mieszkania.

Ciepła i zimna woda

Bardzo ważnym pozostaje właściwe rozliczenie zużytej przez Najemcę ciepłej i zimnej wody. Zarządca nieruchomości może dokonywać takich rozrachunków raz na kwartał, raz na pół roku albo raz na… rok. Ten ostatni cykl rozliczeniowy jest chyba najgorszym możliwym rozwiązaniem, gdyby bowiem wysokość zaliczek na wodę opłacana przez Najemcę była niewystarczająca, to po roku czasu możemy otrzymać informację o bardzo dużej niedopłacie.

Najlepiej by w warunkach najmu określić zaliczkę na wodę w wysokości odpowiadającej statystycznemu zużyciu dla liczby osób mających użytkować nasze mieszkanie. Konieczne również jest spisanie liczników wody w dniu przekazania lokalu Najemcy oraz w momencie jego zwrotu. W ten sposób po zakończeniu najmu będziemy mogli obliczyć łączną wartość opłaconych przez lokatora zaliczek oraz ilość wody, która została wykorzystana. Dokonanie takich kalkulacji jest stosunkowo proste, a może nam zaoszczędzić naprawdę duże pieniądze.

Centralne ogrzewanie

Najbardziej skomplikowanym pozostaje rozliczenie centralnego ogrzewania. W nowym budownictwie, każdy lokal mieszkalny ma swój osobny podlicznik, dzięki czemu oszacowanie rzeczywistego zużycia odbywa się podobnie jak przy ciepłej i zimnej wodzie. Gorzej, jeśli nasze mieszkanie jest wyposażone w podzielniki ciepła zainstalowane na każdym z grzejników, lub nie ma ich wcale. W takim wypadku ogrzewanie rozliczane jest przy użyciu skomplikowanych wzorów i uwzględnieniu różnicy wynikającej ze zużycia wszystkich mieszkań w budynku łącznie a całym ciepłem do niego doprowadzonym, które w dalszej kolejności jest dzielone proporcjonalnie do powierzchni każdego z lokali. Taki niedomiar może przyjąć naprawdę pokaźne wartości, odbijając się tym samym na kieszeni właściciela.

Rozliczenie ciepła jest w tej sytuacji najbardziej problematyczne i wymaga przyjęcia pewnych proporcji zamieszkiwania Najemcy w sezonie grzewczym, a ogólnie odprowadzonych przez niego zaliczek. Łatwo jest się przy takich obliczeniach pomylić, lepiej więc uczulać Najemców by w środku zimy, przy w pełni odkręconych grzejnikach niekoniecznie otwierali okna na czas swojej nieobecności w mieszkaniu. Lepiej podzielić się nadpłatą, niż dochodzić rozmiaru partycypacji Najemcy w ewentualnej niedopłacie.

Szkody w mieszkaniu

Kaucja jest przede wszystkim zabezpieczeniem na wypadek powstania szkód w mieszkaniu. Niezależnie od tego, czy pobieramy ją mniejszą czy też większą, co do zasady jej główną funkcją jest zapewnienie właścicielowi środków na wypadek konieczności wymiany czy naprawy wyposażenia mieszkania, bądź też przywrócenie właściwego stanu sanitarnego – gruntowne sprzątanie przed zdaniem lokalu to cały czas lekceważony przez Najemców obowiązek.

Przywrócenie stanu poprzedniego

Na nic jednak zda nam się kaucja, jeśli nie będziemy mogli wykazać, że Najemca dokonał w naszym mieszkaniu szkód i musieliśmy ponieść określone nakłady finansowe na przywrócenie stanu poprzedniego. Mało kto w dalszym ciągu przykłada wagę do szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego, który jest podstawą dla bezpiecznego wynajmu (taki protokół może dla nas wykonać profesjonalna firma zarządzająca najmem), a dzięki któremu możemy uniknąć niepotrzebnych nerwów i batalii sądowych. Jeśli bowiem nie będziemy w stanie udowodnić, że to Najemca odpowiada za wyszczerbiony blat kuchenny, to musimy liczyć się z koniecznością jego naprawy na nasz koszt. Dlatego tak ważnym jest, by obok szczegółowego opisu wyposażenia mieszkania i każdego z pomieszczeń, mieć również aktualną dokumentację zdjęciową, którą będziemy mogli się posłużyć w razie sporu.

W przypadku braku sprawnej żarówki będziemy mogli obciążyć Najemcę kosztem jej zakupu. Sąd raczej nie zasądzi nam kosztów dojazdu do sklepu i montażu, chyba że będziemy mieli na to fakturę od kogoś, kto dokonał takiej usługi. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byśmy taką usługę nabyli. Kwestia tego, czy chcemy swój czas poświęcić na takie czynności powinna już leżeć tylko po naszej stronie, naszych chęci i możliwości. Z kolei zakup nowego krzesła na koszt Najemcy, który doprowadził do jego zniszczenia powinien uwzględniać również zużycie tego przedmiotu jeszcze zanim przekazaliśmy mieszkanie lokatorom. Warto w takim przypadku wyciągnąć jakąś średnią cenę z przedmiotów, które oferowane są w Internecie, a które odpowiadać będą możliwie najlepiej cechom i właściwościom zniszczonej rzeczy. Najlepiej przy tym zachować jakąkolwiek dokumentację potwierdzającą ceny oferowanych przedmiotów, które posłużyły nam za punkt odniesienia przy oszacowaniu wartości szkody.

Potrącenie z kaucji a podatek dochodowy

Mało kto zdaje sobie sprawę, że potrącenia dokonywane z kaucji niosą za sobą następstwa podatkowe. Każde potrącenie, niezależnie od kwoty jaką zachowujemy przy rozliczaniu depozytu, jest naszym przychodem i stanowić będzie mogło podstawę do opodatkowania.

Jeśli rozliczamy się zasadami ogólnymi, to ten nasz przychód będzie zbilansowany wydatkiem jaki poniesiemy przy zakupie określonego przedmiotu czy też usługi (pod warunkiem posiadania na to dokumentu fiskalnego, najlepiej w postaci faktury imiennej). Często w takim wypadku nasz dochód, a tym samym podstawa nie ulegnie zmianie i nie zapłacimy większego podatku. Jeśli jednak zostanie nam chociaż złotówka „na plusie” to będziemy musieli się z niej rozliczyć.

Gorzej, jeśli rozliczamy nasz przychód z wynajmu mieszkania ryczałtem. W takim wypadku, każda kwota, którą potrącimy z kaucji stanowi podstawę naszego opodatkowania – przy tej formie rozliczania podatku nie będziemy mogli uwzględnić poniesionych przez nas kosztów, więc oprócz samego wydatku jaki poniesiemy na zakup przedmiotów lub usług, będziemy jeszcze musieli odprowadzić podatek od tego, co tak naprawdę nie jest przeznaczone dla nas. To największy minus ryczałtu i największa pułapka tej najpopularniejszej i najprostszej formy opodatkowania.

Podsumowanie

Spokojne i racjonalne rozliczenie kaucji uwzględniające ewentualne szkody w mieszkaniu oraz rzeczywiste zużycie mediów powinno zastąpić pospieszne działania i decyzje mające odzwierciedlenie w stanie naszego portfela. Niekiedy będziemy na to potrzebowali dwóch dni, czasami dwóch tygodni, a w cięższych przypadkach jeszcze więcej. Rzetelne rozliczenie sprawi, że unikniemy niepotrzebnych konfliktów z byłym już Najemcą, a sobie zagwarantujemy czyste sumienie.

A Ty z jakimi problemami spotkałeś się przy rozliczaniu kaucji? Daj znać w komentarzu!

Borysław Pasierbski