Opóźnienie w zapłacie czynszu, awaria, skarga sąsiadów, podwyżka opłat czy zakończenie umowy – w relacji właściciela z najemcą prędzej czy później pojawiają się rozmowy, które trudno przeprowadzić jednym SMS-em. Sposób komunikacji może zdecydować o tym, czy problem uda się szybko rozwiązać, czy zamieni się on w wielotygodniowy konflikt. Jak rozmawiać z najemcą konkretnie, spokojnie i jednocześnie zadbać o swoje interesy?
Dobra komunikacja z najemcą nie oznacza unikania niewygodnych tematów. Przeciwnie – problemy warto omawiać możliwie szybko, zanim narosną zaległości, nieporozumienia albo wzajemne pretensje. Właściciel powinien jednak oddzielać emocje od faktów oraz pamiętać, że część spraw dotyczących najmu wymaga zachowania określonej formy prawnej.
„Znowu nie zapłaciłeś na czas” brzmi zupełnie inaczej niż: „Zgodnie z umową czynsz powinien wpłynąć do 10. dnia miesiąca. Dziś jest 15., a płatności jeszcze nie ma”.
Drugi komunikat jest bardziej rzeczowy, ponieważ odnosi się do konkretnego zobowiązania. Taki sposób rozmowy sprawdza się również w przypadku szkód, naruszania zasad obowiązujących w budynku czy problemów zgłaszanych przez sąsiadów. Zamiast oceniać najemcę, warto ustalić:
– co się wydarzyło,
– z czego wynika problem,
– czego oczekuje właściciel,
– w jakim terminie sytuacja powinna zostać rozwiązana,
– jakie będą kolejne działania, jeśli nie uda się dojść do porozumienia.
Im bardziej konkretna rozmowa, tym mniej miejsca na późniejsze spory dotyczące tego, „kto co powiedział”.
Jednodniowe opóźnienie i kilkumiesięczna zaległość to dwie różne sytuacje. W pierwszym przypadku często wystarczy wiadomość z przypomnieniem. Jeśli jednak brak płatności się powtarza, właściciel nie powinien ograniczać się do kolejnych telefonów i ustnych deklaracji. Dobrze zacząć od ustalenia przyczyny opóźnienia. Najemca może mieć przejściowe problemy finansowe, pomylić termin płatności albo zwyczajnie zapomnieć o przelewie. Jeżeli strony uzgodnią dodatkowy termin albo spłatę zadłużenia w częściach, ustalenia warto potwierdzić pisemnie.
Trzeba przy tym odróżnić zwykłą rozmowę od czynności wymaganych przepisami. Ustawa o ochronie praw lokatorów przewiduje szczególną procedurę w przypadku wypowiedzenia najmu z powodu zaległości. Jeżeli lokator zalega z czynszem lub innymi określonymi w ustawie opłatami co najmniej za trzy pełne okresy płatności, przed wypowiedzeniem właściciel musi m.in. uprzedzić go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczyć dodatkowy miesięczny termin na zapłatę zaległych oraz bieżących należności. Telefon czy SMS mogą więc pomóc w rozwiązaniu problemu, ale nie zawsze zastąpią formalne pismo.
„Zepsuło się” to dopiero początek rozmowy. Właściciel powinien ustalić, co dokładnie się wydarzyło, kiedy pojawiła się usterka i czy istnieje ryzyko dalszych szkód. Dobrą praktyką jest poproszenie najemcy o zdjęcie lub krótki film. Pozwala to ocenić sytuację jeszcze przed wizytą fachowca. W przypadku wycieku wody, problemów z instalacją elektryczną czy ogrzewaniem liczy się przede wszystkim szybka reakcja.
Nie każda naprawa automatycznie obciąża właściciela. Kodeks cywilny wskazuje m.in., że do drobnych nakładów obciążających najemcę należą określone drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian czy drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych. Zakres odpowiedzialności warto dodatkowo precyzyjnie określić w umowie, oczywiście w granicach obowiązujących przepisów. Zamiast zaczynać rozmowę od pytania: „Kto za to zapłaci?”, najpierw warto ustalić przyczynę uszkodzenia. Dopiero później można rozmawiać o odpowiedzialności i kosztach.
Głośne imprezy, pozostawianie przedmiotów na klatce schodowej czy konflikty z sąsiadami nie powinny być przekazywane najemcy w formie ogólnego: „są na pana skargi”. Lepiej wskazać konkretną sytuację: kiedy do niej doszło, czego dotyczy zgłoszenie oraz jakiej zmiany właściciel oczekuje.
Ma to znaczenie również prawne. Najemca powinien przestrzegać porządku domowego i liczyć się z potrzebami innych mieszkańców. Ustawa o ochronie praw lokatorów przewiduje natomiast możliwość wypowiedzenia stosunku prawnego m.in. wtedy, gdy lokator – pomimo pisemnego upomnienia – nadal używa lokalu w sposób sprzeczny z umową albo rażąco lub uporczywie narusza porządek domowy, utrudniając korzystanie z innych lokali. Dlatego przy poważniejszych albo powtarzających się problemach warto dokumentować zgłoszenia oraz przebieg komunikacji.
Podwyżka czynszu jest jednym z tematów, który łatwo prowadzi do konfliktu, zwłaszcza jeśli najemca dowiaduje się o niej nagle i bez wyjaśnienia. W rozmowie warto przedstawić nie tylko nową kwotę, lecz także powód zmiany. Może nim być wzrost kosztów utrzymania nieruchomości, zmiana sytuacji rynkowej czy przeprowadzony remont.
Trzeba jednak pamiętać, że sama rozmowa albo wiadomość w komunikatorze nie zastępuje wymaganej procedury. W przypadku najmu objętego ustawą o ochronie praw lokatorów podwyższenie czynszu następuje poprzez wypowiedzenie jego dotychczasowej wysokości. Co do zasady termin wynosi trzy miesiące, chyba że strony ustaliły w umowie termin dłuższy, a wypowiedzenie wysokości czynszu powinno zostać dokonane na piśmie pod rygorem nieważności. Dobra komunikacja może więc przygotować najemcę do zmiany, ale formalności należy przeprowadzić osobno i zgodnie z przepisami.
Właściciel nadal jest właścicielem nieruchomości, ale po przekazaniu jej najemcy nie powinien traktować mieszkania tak, jakby w każdej chwili mógł do niego wejść. Najlepszym rozwiązaniem są zasady ustalone już przy podpisywaniu umowy: w jakich sytuacjach odbywa się kontrola stanu lokalu, jak wcześniej jest zapowiadana i w jaki sposób strony uzgadniają termin. Zamiast komunikatu: „Jutro o 17.00 przyjdę sprawdzić mieszkanie”, lepiej zaproponować kilka terminów i wyjaśnić cel wizyty. W praktyce samo poczucie, że właściciel szanuje prywatność najemcy, może znacznie ułatwić współpracę.
Zakończenie współpracy nie musi oznaczać konfliktu. Jeżeli umowa dobiega końca i właściciel nie zamierza jej przedłużać, informację warto przekazać odpowiednio wcześnie. Podczas rozmowy dobrze od razu ustalić dalsze kroki:
– termin opuszczenia mieszkania,
– datę przekazania lokalu,
– sposób rozliczenia mediów,
– sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego,
– przekazanie kluczy,
– zasady rozliczenia kaucji.
Jeżeli natomiast właściciel zamierza wypowiedzieć umowę przed terminem, trzeba najpierw sprawdzić, czy istnieje podstawa do jej rozwiązania oraz jaka procedura ma zastosowanie. Szczególnie przy najmie lokali mieszkalnych swoboda wypowiadania umowy przez właściciela jest ograniczona przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów.
Nie każda wiadomość musi mieć formę oficjalnego pisma. SMS, e-mail czy komunikator świetnie sprawdzają się przy ustalaniu terminu wizyty fachowca, przesyłaniu stanu liczników czy przypomnieniu o płatności. Przy poważniejszych sprawach dokumentowanie ustaleń chroni jednak obie strony. Po rozmowie telefonicznej można wysłać krótkie podsumowanie: „Potwierdzam nasze dzisiejsze ustalenia: zaległość w wysokości 1200 zł zostanie uregulowana do 15 października”. Nie chodzi o tworzenie formalnego protokołu z każdej rozmowy. Wystarczy zadbać o ślad po ustaleniach dotyczących pieniędzy, szkód, terminów czy zmian zasad współpracy.
Najgorszym rozwiązaniem jest odkładanie problemu przez kilka tygodni, a następnie rozpoczynanie rozmowy od pretensji. Niewskazane są również groźby, obraźliwe wiadomości, zasypywanie najemcy telefonami albo próby „ukarania” go działaniami nieprzewidzianymi w umowie i przepisach. Właściciel powinien być konsekwentny, ale przewidywalny. Jeżeli termin płatności przypada 10. dnia miesiąca, nie warto przez pół roku ignorować przelewów dokonywanych pod koniec miesiąca, aby nagle uznać takie zachowanie za niedopuszczalne. Podobnie działa to w drugą stronę – jeżeli najemca zgłasza usterkę, dobrze poinformować go, kiedy może spodziewać się odpowiedzi lub interwencji fachowca. Nawet komunikat: „Dziś nie jestem w stanie umówić hydraulika, wrócę z informacją jutro do 12.00” jest lepszy niż brak reakcji.
Zarządzanie najmem nie kończy się na podpisaniu umowy i comiesięcznym sprawdzaniu przelewu. Przez cały okres najmu pojawiają się sprawy wymagające kontaktu z najemcą – od rozliczeń i awarii po zmiany warunków umowy.
W trudnych rozmowach najlepiej trzymać się czterech zasad: fakt – oczekiwanie – termin – potwierdzenie ustaleń. Najpierw należy wskazać konkretny problem, następnie powiedzieć, jak powinien zostać rozwiązany, ustalić termin i – jeśli sprawa ma większe znaczenie – pozostawić po ustaleniach pisemny ślad. Taki sposób komunikacji pozwala ograniczyć nieporozumienia, a jednocześnie wyznaczyć jasne granice w relacji właściciel–najemca. W przypadku najmu jest to szczególnie istotne, ponieważ nawet pozornie zwykła rozmowa o zaległym czynszu, podwyżce czy zakończeniu współpracy może mieć później znaczenie prawne.
Zestaw dokumentów przygotowanych do efektywnego wynajmu mieszkania na pokoje. Umowy przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą zmaksymalizować swoje zyski z wynajmu, nie zapominając przy tym o bezpieczeństwie i właściwych zapisach umownych. Wystarczy, że pobierzesz gotowy wzór, uzupełnisz swoimi danymi oraz informacjami o najemcy. Korzystając z gotowego wzoru, nie zapomnisz o żadnych istotnych aspektach wpływających na bezpieczeństwo podpisywanej umowy najmu na pokoje.
Zapewnij sobie spokój, szybszą eksmisję, narzędzia do egzekwowania obowiązków najemcy i terminową płatność czynszu! Ponad 100 postanowień umownych, wszystkie załączniki i oświadczenia. Wszystko znajdziesz w gotowej umowie najmu okazjonalnego. Zamów wzór dokumentu i podpisz korzystną umowę z najemcą, która zagwarantuje Ci maksimum swobody działania oraz bezpieczeństwo.
Czego nie robić przed i w trakcie wynajmowania mieszkania? Jak nie stracić na wynajmie nieruchomości? Uniknij 10 najczęstszych błędów, które popełniają właściciele mieszkań. Ciesz się stabilnym i pewnym dochodem z wynajmu. Wszystko, czego potrzebujesz, znajdziesz w najnowszej książce. Zapraszam do lektury!
