Zarządzanie najmem – jak wybrać firmę dla siebie

10-15 minut

Zarządzanie najmem mieszkania przez profesjonalną firmę jest coraz częściej wybieranym sposobem na czerpanie zysków z nieruchomości przy jednoczesnej oszczędności własnego czasu. W ciągu ostatnich lat na rynku powstały setki firm świadczących taką usługę, a każda z nich stosuje – w mniejszym lub większym stopniu – inny model współpracy. Jak wybrać najlepszą dla nas firmę by później nie żałować tej decyzji? Kluczowych jest kilka elementów opisanych niżej.

Zakres usług

Pierwszą rzeczą na jaką powinieneś zwrócić uwagę to zakres usług, którą bierzesz pod uwagę jako partnera zarządzającego Twoim mieszkaniem. Czy do obowiązków firmy należy wyłącznie znalezienie Najemcy i przelewanie Ci należnego czynszu? W takim wypadku masz do czynienia bardziej z agencją nieruchomości o innym charakterze rozliczeń, aniżeli jednorazowa prowizja. A może firma nie zajmuje się poszukiwaniem lokatorów i wyłącznie odpowiada za bieżące rozliczenia lokatora?

Zapytaj czy firma wykonuje protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania po podjęciu współpracy, co ma ogromne znaczenie dla stanu mieszkania w kolejnych latach po zdawaniu lokalu przez kolejnych Najemców. Równie istotne jest, czy protokół taki składa się wyłącznie z części opisowej, czy uzupełnia go jeszcze dokumentacja zdjęciowa? Ta druga niejednokrotnie przesądza o możliwości egzekwowania od Najemcy należności za ewentualnie powstałe szkody.

Czy w ramach usługi przeprowadzane są okresowe wizytacje mieszkania? Co się dzieje w przypadku braku płatności czynszu? Kto zajmie się powstałą w mieszkaniu usterką? Do kogo ze swoimi problemami będzie dzwonił Najemca: do Ciebie czy do firmy zarządzającej?

To tylko kilka z elementów, które powinny być na szczycie listy Twoich pytań przy wyborze firmy.

Zabezpieczenia

Kolejna rzecz to zabezpieczenia stosowane przez firmę obsługującą najem. W jakiej formie zawierana jest umowa z Najemcą: czy jest to umowa najmu okazjonalnego czy „zwykła” umowa najmu sporządzona w formie pisemnej? Czy lokator poddaje się dobrowolnie egzekucji tylko co do opuszczenia lokalu mieszkalnego czy stosowany jest również rygor poddania się egzekucji co do zapłaty? Czy wymaga się od Najemcy wykupienia dodatkowego ubezpieczenia OC? Jak wygląda proces weryfikacji lokatora przed zawarciem umowy?

W ostatnim czasie przez spore zawirowania na rynku nieruchomości szczególnego znaczenia nabiera proces weryfikacji Najemcy przed podpisaniem umowy najmu. Samo spojrzenie w oczy drugiej osobie nie wystarczy. Ważne jest poznanie jej źródła i wysokości dochodu, a coraz częściej lokatorów sprawdza się bazach dłużników. Współpraca z KRD, BIG InfoMonitor i innymi tego typu bazami oczywiście kosztuje, ale dobra firma zarządzająca najmem wie, że warto ten koszt ponieść by ustrzec się osób z problemami finansowymi – czynsz najmu będzie bowiem ostatnim, co takie osoby będą płacić.

Doświadczenie i wielkość firmy

Nie możesz oczywiście pominąć kwestii doświadczenia firmy, którą analizujesz. Podjęcie współpracy z kimś kto zajmuje się zarządzaniem drugi czy trzeci miesiąc nie przesądza z góry, że będzie wykonywał swoje obowiązki źle, ale z pewnością nie będzie on przygotowany na wiele sytuacji, które wystąpią w pracy z Najemcami. Zdecydowanie lepiej poszukać firmy z co najmniej kilkuletnim stażem na rynku.
Znaczenie również będzie miała wielkość firmy. Nie mówię tu o liczbie nieruchomości, którą zarządza (uwierz mi, nie to determinować będzie jakość usługi) ale o liczbie ludzi, których ma w swoich szeregach. Firma jednoosobowa ma bardzo ograniczone możliwości i jeśli przekroczy pewną liczbę mieszkań pod swoją opieką nie będzie mogła efektywnie wywiązywać się ze swoich obowiązków. Ciężko również o prawidłowy zarząd gdy ktoś taki jest na urlopie albo zwyczajnie zachorował. Natomiast bardzo duże firmy (których na polskim rynku prawie nie ma) cierpieć mogą na brak kompetentnej kadry, która będzie sprawować prawidłowy nadzór nad mieszkaniem.

Kompromisem i prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem jest współpraca z firmą o średniej wielkości (kilkadziesiąt/kilkaset mieszkań), która zatrudnia zespół wzajemnie wspierających się ludzi, ale struktura firmy nie napuchła do tego stopnia, że osoby zarządzające straciły kontakt z tym, co dzieje się na „dole drabinki”.

Model rozliczeń

Gdy masz już za sobą wstępną analizę dotyczącą zakresu usług, stosowanych zabezpieczeń oraz doświadczenia i wielkości firmy pora poznać jej model rozliczeń. Czy pobierana jest od Ciebie jakakolwiek opłata za zawarcie umowy? Jak wygląda wynagrodzenie firmy w czasie pustostanu albo przy braku płatności ze strony Najemcy? Czy będziesz musiał dodatkowo zapłacić za dojazdy Opiekuna do nieruchomości, kontakty z lokatorem lub inne usługi stanowiące bezsprzecznie element usługi zarządzania najmem? A może za znalezienie Najemcy firmie należeć będzie się dodatkowe wynagrodzenie?

Równie istotna – o ile nie ważniejsza – jest podstawa wynagrodzenia od której firma pobiera swój procent stanowiący wynagrodzenie za zarządzanie. Niektóre firmy naliczają swoje honorarium od czynszu najmu netto, podczas gdy inne od czynszu najmu brutto (czynsz najmu + opłaty do Wspólnoty + media). Każdy z tych modeli ma swoje plusy. Przed podjęciem decyzji o współpracy powinieneś je jednak analizować zbiorczo: wraz z innymi ewentualnymi opłatami, które mogą się pojawić w procesie zarządzania Twoim mieszkaniem.

Prowizja od Najemcy

Zarządzanie najmem jest czym innym niż pośrednictwo w znalezieniu Najemcy (chociaż z reguły jest to jeden z elementów całej usługi), a podstawowym celem firmy zarządzającej ma być zabezpieczenie Twojego mieszkania i Twojego interesu. Jeśli firma pobiera prowizję od Najemcy to główny cel jej istnienia schodzi niestety na dalszy plan.

Wyobraź sobie, że w procesie poszukiwania lokatora do firmy zgłasza się dwóch zainteresowanych: Bartek i Dominik. Bartek ma stabilną pracę, jest zatrudniony jako programista w jednej z dużych korporacji, przychodzi na spotkanie schludnie ubrany, jest elokwentny, formułuje swoje odpowiedzi w sposób rzeczowy i spokojny, nie ma problemu z weryfikacją finansową, gotowy jest wpłacić kaucję odpowiadającą dwukrotności miesięcznego czynszu i podpisać akt notarialny o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Nauczony jest przy tym oszczędzać tam gdzie tylko może i niekoniecznie chce płacić pośrednikom za możliwość wprowadzenia się do cudzego mieszkania. Firma zarządzająca kończy z nim rozmowę.

Dominik pracuje na umowie zlecenie od trzech miesięcy jako sprzedawca w jednym z butików w okolicznej galerii handlowej. Przychodzi na spotkanie spóźniony. Jest dobrze ubrany, ale w jego zachowaniu dostrzec można pewną nerwowość i niepewność. Jednym z pytań które zadaje jest wcześniejsze rozwiązanie umowy. Słyszał, że z reguły kaucja wynosi równowartość miesięcznego czynszu i nie zamierza wpłacić nawet złotówki więcej. Dziwi go konieczność wykupienia ubezpieczenia OC Najemcy, sceptycznie podchodzi do podpisania umowy przed notariuszem jednak po chwili rozmowy z Opiekunem godzi się na to. Gotowy jest pokryć koszty pośrednictwa w wysokości 50% czynszu. Firmie zarządzającej bardziej opłaca się podjąć współpracę z Dominikiem, więc podpisuje z nim umowę najmu.

Od razu Cię uczulę: nie twierdzę, że każda firma zarządzająca, która pobiera prowizję od Najemcy za nic będzie miała znalezienie dobrego lokatora – w jej interesie jest bowiem znalezienie kogoś kto będzie dbał o mieszkanie i płacił czynsz w terminie. Jeśli jednak stanie przed wyborem czy podpisać umowę z Najemcą, który zapłaci jej prowizję albo takim, który zrobić tego nie chce – zdecyduje się na tego pierwszego, a to z kolei wpłynie na czas poszukiwania Najemcy (czas pustostanu, w którym nie zarabiasz) i może się odbić na obiektywizmie przy podejmowaniu tej decyzji. Inną sprawą jest jeszcze kwestia zobowiązania firmy w stosunku do Najemcy, od którego pobiera prowizję – w takiej sytuacji, zgodnie z prawem, powinna reprezentować również interesy samego lokatora.

Opinie

W czasach Internetu nie sposób pominąć wagi opinii na temat firmy, które znajdziemy na jej temat w sieci. Kupując żelazko, odkurzacz czy jakikolwiek inny sprzęt AGD z pewnością szukasz opinii innych osób, które mogą podzielić się swoimi doświadczeniami w korzystaniu z takich urządzeń. Nie inaczej będzie w procesie wyboru firmy obsługującej najem. Jeśli organizacja, którą analizujesz nie ma żadnych opinii to może oznaczać dwie rzeczy: albo jest bardzo młoda i jej staż nie pozwolił jej jeszcze na zdobycie żadnych ocen, albo celowo uniemożliwia dodanie opinii na swój temat w wyszukiwarce i profilach społecznościowych bo nie ma się czym pochwalić. Niezależnie od powodów, brak opinii w Internecie powinien być dla Ciebie znakiem ostrzegawczym i warto się dwa razy zastanowić czy podejmować współpracę.

Jeśli firmy będące przedmiotem Twojego zainteresowania mają zamieszczone w Internecie opinie na swój temat to powinieneś nie tylko polegać na ogólnej ocenie czy liczbie wyświetlonych gwiazdek, ale przeczytać każdą z nich i samemu wyrobić sobie zdanie. Firma z idealnymi ocenami nie istnieje. Jeśli taką znajdziesz, zastanów się dwa razy tak jak w przypadku podmiotu, który opinii nie ma żadnych. Dlaczego? Firma zarządzająca najmem, która dba o Twoje interesy, przeważnie będzie miała mniejszą lub większą liczbę negatywnych komentarzy pozostawionych na jej profilach przez niezadowolonych Najemców. To niezadowolenie nie powinno być dla Ciebie niczym odstraszającym, a wręcz przeciwnie: dowodzić będzie, że egzekwowane są obowiązki lokatora i dokłada się starań do zachowania mieszkania w jak najlepszym stanie, co oczywiście budzić będzie złość po stronie nieodpowiedzialnych Najemców.

Analizując opinie na temat firmy skup się głównie na opiniach Właścicieli, którzy przekazali jej mieszkania w zarząd. To powinien być dla Ciebie najbardziej wartościowy feedback i informacja zwrotna, której potrzebujesz.

Cena usługi

Na koniec zostaw sobie cenę usługi. Celowo stawiam ten element na ostatnim miejscu, bo jeśli cena będzie dla Ciebie najważniejszym kryterium wyboru to ciężko Ci będzie o znalezienie firmy, która rzetelnie zadba o Twoje interesy.

Musisz być świadomy, że zarządzanie najmem jest usługą wielowymiarową i wymaga zaangażowania wielu specjalistów, którzy odpowiadają za poszczególne procesy przy wynajmie mieszkania: od znalezienia Najemcy (pośrednictwo), przez rozliczenia (księgowość), wizytacje (bieżąca obsługa), organizację napraw (dział techniczny) po rozwiązywanie konfliktów (dział prawny). Niewielka cena za usługę może oznaczać, że firma pobiera prowizję od Najemcy (co niekoniecznie leży w Twoim interesie), odbija sobie niską cenę na wynagrodzeniu dodatkowym (opłaty za dojazdy, znalezienie lokatora) albo ogranicza realizację swoich obowiązków do niezbędnego minimum (w drastycznych wypadkach nie wykonuje ich wcale).

Im bardziej doświadczona firma, większe zaplecze ludzkie tym koszty jej działalności będą wyższe. Wynika to głownie z potrzeby opłacenia menedżerów dbających o zachowanie odpowiedniej jakości usługi, kosztów samochodów, komputerów, oprogramowania, informatyków, księgowych itd. Dzięki temu jednak możesz liczyć na możliwie najpełniejsze zabezpieczenie Twoich interesów.

Wybór firmy zarządzającej najmem wcale nie jest oczywisty i wymagać będzie od Ciebie przeprowadzenia rzetelnej analizy. Mnogość stosowanych modeli nie pozwala niestety na porównanie takich firm jeden do jednego, ale nie oznacza też, że nie sposób dokonać wyboru najlepszego dla Ciebie partnera. Zadawaj pytania, porównuj oferty a później ciesz się przychodem z wynajmu bez angażowania Twojego czasu.

Borysław Pasierbski

5/5 - (1 vote)